Welke gegevens verwerken we?
Naam, contactgegevens, adres en geboortedatum van schenker en ontvanger, bedrag, overdrachtsdatum, rekeningnummer, keuzes over uitsluitingsclausule en partner-toestemming, beide handtekeningen en bewijsgegevens zoals tijdstip, IP-adres en browserinformatie. Vul geen BSN of identiteitsdocumenten in; die vragen wij niet.
Waarvoor?
Vanaf de rolkeuze bewaren we ook gestarte conceptaanvragen en tussentijdse invoer automatisch. Bevoegde medewerkers van Dosya zien de aanvraaggegevens, voortgang, betaalstatus en verzendingen in de interne module Schenkingsovereenkomst, voor uitvoering en interne afhandeling. Voor het uitvoeren van de aanvraag, het uitnodigen van beide partijen, het vastleggen van de ondertekening, betalingsverwerking, documentlevering en het beantwoorden van vragen. Beide partijen controleren de gegevens en tekenen de overeenkomst zelf.
Wie ontvangt gegevens?
Ontvanger en schenker ontvangen ieder een downloadlink voor de getekende verklaring, het aparte technische ondertekeningsbewijs en een kopie factuur. Het ingestelde beheeradres van Dosya ontvangt de drie PDF-bestanden als bijlagen voor interne afhandeling. SendGrid (Twilio) of de ingestelde mailprovider verwerkt de e-mailbezorging. Mollie verwerkt de betaling en ontvangt het bedrag en een technisch aanvraagnummer, geen schenkingsgegevens. Dienstverleners kunnen buiten de EER verwerken; toepasselijke contractuele waarborgen zijn vereist.
Beveiliging en bewaren
Gegevens worden via HTTPS verzonden. Aanvraaggegevens en handtekeningen worden versleuteld opgeslagen. Persoonlijke links zijn alleen voor de betreffende partij. Concepten en onvoltooide aanvragen verlopen na maximaal 30 dagen. Bij een afgeronde aanvraag start na bevestigde betaling een termijn van precies 3 dagen (72 uur). Daarna vervallen alle aanvraag- en downloadlinks en worden de persoonsgegevens, schenkingsgegevens, handtekeningen, mailinhoud en niet-financiële bewijsdetails uit de app verwijderd. De opruimtaak draait iedere minuut; de vervaltijd van toegang wordt bij elk verzoek gecontroleerd. De factuur met naam en adres van de betalende partij, bedragen en betaalreferentie blijft versleuteld bewaard gedurende 7 jaar na het betreffende boekjaar. Er is ook een versleutelde kopie op de daadwerkelijk gemounte externe schijf. Het factuurarchief bevat geen schenkingsgegevens, handtekeningen, IP-adressen of browserinformatie. Minimale aanvraag- en statusregistratie, waaronder rollen en ondertekenmomenten, blijft maximaal zeven jaar na de aanvraag bewaard; bij een factuur loopt die registratie mee met de factuurretentie. Beveiligde contactcontrole blijft bij een betaalopdracht beschikbaar voor administratieve betalingsvragen. Deze registratie bevat na verwijdering geen overeenkomstinhoud, handtekeningen, IP-adressen of browserinformatie. Dosya ontvangt bij afronding een beheerkopie met de drie PDF-bestanden voor interne afhandeling; die mailboxkopie valt buiten de automatische verwijdering in de app. Interne afhandeling en eventuele toepasselijke wettelijke bewaarplichten bepalen de bewaartermijn van die beheerkopie; vragen of verwijderverzoeken hierover kun je sturen naar privacy@dosya.nl. Gewone tijdelijke backups worden uitsluitend extern bewaard met maximaal 5 dagen retentie; bij herstel blijven verlopen links direct geblokkeerd en verwijdert de opruimtaak verlopen gegevens opnieuw in begrensde stappen. Bewaar zelf je PDF binnen de downloadtermijn.
Cookies en Google
Noodzakelijke cookies ondersteunen je voorkeuren. Google Analytics en Google Ads worden uitsluitend na toestemming op informatie- en bedankpagina’s geladen. Aanvraag- en ondertekenpagina’s laden geen Google-tags. Formuliergegevens worden niet naar Google gestuurd. Je kunt jouw keuze via Cookievoorkeuren aanpassen.
Je rechten
Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of beperking, of bezwaar maken waar dat recht geldt. Mail privacy@dosya.nl. We reageren in beginsel binnen een maand. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.